顧問先から「あの資料送って」といわれ
そのたびに対応するのが大変…
「あの資料送って」といわれたくない理由
- 事務所に戻って資料を探してからでないと対応できなくて大変
- そのたびにスキャンしてパスワード付けて送信するのも面倒
- 同じ顧問先から何回も同じ資料を・・・
- 誤送信のリスクも
改善のポイント
データ共有
事前にファイルを共有。
「あそこに置いてあります」といえる状態をつくる
フォルダ管理
ファイルを探さないといけない状態ではなく、種類ごと年度ごとに
フォルダ管理して探しやすい状態に
習慣化
最初は手間でも「あそこに置いてあります」・「あそこに置きました」の継続で習慣づけを
ＭｙＫｏｍｏｎでできること
ー Function 1
共有フォルダのメリット①「会計事務所・顧問先双方で利用可能」
顧問先ごとにIDを提供。その顧問先との共有サーバーといった感じで利用可能。
ー Function 2
共有フォルダのメリット②「フォルダ作成は会計事務所側で」
事務所側でしかフォルダ作成できないように制御。事務所のスタイルに合わせたフォルダ構成が可能です。※電帳法対応フォルダは除く
ー Function 3
共有フォルダのメリット③「圧倒的低価格」
ほとんどの場合、基本料金内で全顧問先にID配布できる価格設定。顧問先が増えても安心です。
ー Function 4
共有フォルダのメリット④「電帳法対応フォルダも」
削除できない・指定の検索要件を満たすなど、電子帳簿保存法に対応した専用フォルダも作成可能。コストをかけてシステム導入できない顧問先におススメ
利用者の声
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ー Voice 1
三反田会計事務所
/ 東京都
三反田豊 先生
事務所全体の業務効率が高まっています！
情報管理に不安があり、グループウェアを導入しました。導入後は、所内各人のスケジュールを管理することができるようになったことに加え、進捗管理表では仕事の進捗具合が分かるようになりました。
また、工数分析をすることで、お客様の1時間あたりの報酬が見えるようになり、1時間あたりの単価が低いところを見直すことで、業務の改善をすることができました。結果的に、その改善が標準化となり、事務所全体の業務効率を高めています。
他にも、以前のやり取りを探しやすい電子会議室を活用したり、共有フォルダでは決算書及び総勘定元帳を顧問先と共有したりしています。簡単にシミュレーションできる相続財産シミュレーションも使っています。
FAQ
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Q.1
メールで送れないような重いファイルでも利用できますか？
A.1
可能です。最大１００Ｍのファイルまで保存できます。
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Q.2
クラウド上にデータを置くとのことですが、セキュリティが心配です
A.2
通信の暗号化はもちろん、不正侵入・攻撃対策など、十分に対策しています。また天災等で万が一データが破損・焼失した場合に備えたバックアップ体制も万全です。
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Q.3
顧問先にどう伝えたら良いですか？
A.3
専用のID発行後、ログインURL・ID・パスワードをセットでお伝えください。その際にお渡しできるID通知書・共有フォルダとは何かがわかるチラシ・操作動画もご用意していますので、一緒にご利用いただくと便利です。
