会計事務所向け生産性向上ツール

課題解決例

SOLUTION

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仕事が属人的・非効率で
担当者によってクオリティがばらばら

仕事が属人的になる理由

  • 担当者が丸抱えしており、段取りや進捗が共有されていない
  • どんな対応をしたか本人のブラックボックスになっている
  • 所長が顧問先の状況を把握できていない

改善のポイント

業務を分解&見える化する

各人が抱え込みブラックボックス化している業務を分解し、段取りと期日を見える化します

顧客対応履歴をデータベース化する

「どんな相談を受け、どんな対応をしたのか?」プロセスも含め残すことにより事務所全体での共有になります

顧問先とのやり取りを全て把握できる状態にする

担当者⇔顧問先のやり取りを共有することにより、対応のブレをなくしていくことができます

MyKomonでできること

ー Function 1

進捗管理表

業務の進捗が一覧表形式で一目瞭然。
タスク個別に期限・実施担当者を割り振れるため、適切な業務配分や負荷の分散に役立ちます。

ー Function 2

業務報告書

顧客対応履歴が蓄積でき、様々な角度で検索することが可能。事務所のナレッジデータベースとして活用できます。

ー Function 3

電子会議室

担当者と顧問先とのメールでのやり取りを移行することにより、共有が可能です。
担当変更が発生しても過去のやり取りが見えるので安心です。

利用者の声


  • ー Voice 1

    當山孝祥税理士事務所

    / 沖縄県

    當山孝祥 先生

    連絡の効率化がはかれます

    スケジュールの他、伝言メモをよく使っています。外出が多いため、これまでは電話を受けた職員が0から文章を打ってメールで送ってもらっていました。これが意外と手間だったのですが、伝言メモに切り替えてからは相手の名前と連絡先だけ入力して、あとは定型文章を選択するだけで送れるので随分ラクになりました。履歴が残るのもいいですね。スマートフォンからもアクセスできるので重宝しています。

  • ー Voice 2

    税理士法人クリエイト

    / 福島県

    池田憲史 先生

    顧客管理と合わせて…製販分離をすすめるツールです

    製販分離を進める中で重要な事の1つが、「全員」が「全件」の顧問先の情報を把握できる状態になること。それを実現するために、MyKomonの顧客管理とグループウェアを組み合わせて使っています。

    まず、顧客管理をカルテと位置づけ、住所や電話番号の基礎情報はもちろん、一部アレンジして毎月回収が必要な書類や監査方法など、担当者の頭の中にしかなかったものを全て登録。誰でも確認できるようにしました。同時に、グループウェアの業務報告書や進捗管理で、日々の活動・状況についても共有しています。今では事務所運営に、なくてはならないツールです。

  • ー Voice 3

    松川税理士・行政書士事務所

    / 沖縄県

    松川吉雄 先生

    おどろきの大発見

    外出・出張の多い私にとって長年の懸案事項であったグループウェアの導入。導入してのメリットは

    1.出張から帰るたびに山積みされていた決裁書類の減少。
    2.職員との連絡事項でも、随時入力することにより遅滞なく指示・復命が図れる。さらに「言った、言わなかった。聞いた、聞いてない」等々のくすぶる不満の解消。
    3.業務の進行管理、職員とのコミュニケーションの推進が図られる。等々。

  • ー Voice 4

    篠原利浩税理士事務所

    / 鹿児島県

    篠原利浩 先生

    事務所全体の情報共有として!

    どこにいても事務所内の情報共有を出来ることが一番重宝している点です。例えば、私が出張で何日間か遠方に居たとしても、MyKomonのグループウェアを確認すれば職員の一日の動きや業務内容が把握できるので、安心して事務所を任せることが出来ますし、職員もお互いの日報を確認して、それぞれの動きを把握しているようです。他には業務処理簿を簡単に作成できるシステムがあり、時間をかけずに毎月登録をしていけるのでこちらも有効活用しています。

  • ー Voice 5

    小野英範税理士事務所

    / 大分県

    小野英範 先生

    かゆいところに手が届く

    自前で構築していた管理システムに限界を感じていたころに出会った名南経営のシステムは、一言で表現すると、手の届かない背中のかゆいところに手が届くといったところでしょうか。お客様ごとの業務の進捗度合いが一目でわかるため素早い応援が可能となり、また、ToDoリストへの登録で連絡や報告漏れがなくなり、外出先でもその管理が容易となりました。特に、お客様ごとの工数管理システムは、日常業務を「製造」という視点から見直す非常に素晴らしい仕組みです。

  • ー Voice 6

    有限会社九州中央経理

    / 熊本県

    山本友晴 先生

    出先でも予定確認可能!

    全員の業務予定をグループウェアで管理しています。私の予定もすべて入力していますので丸裸状態ですが、経営者は24時間が業務と割り切っています。顧客からの面会打診などにも迅速に対応が出来ており、出先で、携帯で予定確認、入力が出来ますのでとても便利で重宝しています。

FAQ



  • Q.1

    これまで報告書を義務付けていなかったため、負担が大きく定着するか不安です。

    A.1

    ご安心ください。MyKomonのグループウェアは「生産性向上」をコンセプトにしているため、極力手間なく報告書を登録できる工夫を凝らしています。


  • Q.2

    お客様がPCに強くないため、電子会議室を導入してくれるか分かりません。

    A.2

    顧問先様への提案チラシなど、様々な補助ツールをご提供しています。 またサポート選任の担当者が活用事例などをご提案いたします。