誤送信…なりすまし…
メールのリスクを排除したい
メールに潜むリスク
- 宛先を間違えて送信したら取り返しがつかない
- 実際には送信していなくても、成りすましによるウイルス感染の可能性も
- CCのつけ忘れや担当変更でメール共有できておらず、顧問先からクレームが・・・
- 大事なメールが埋もれて見落としてしまう。(勝手に迷惑メールになっていることも)
改善のポイント
メール禁止
多くのリスクが潜むメールは極力使わないで済むようにする
代替ツールの選定
【選定のポイント】
・誤送信が起きにくい仕組みになっている
・人為的ミスも簡単にリカバーできる
・顧問先単位で履歴が保全・共有される
・担当変更があっても履歴の引継ぎが簡単
・未読既読が管理でき、漏れが起きない
・セキュリティレベルが高い(悪意の第三者が介入できない)
・PCを普段使わない顧問先にとっても使いやすい
(ツール変更の承諾を得やすい)
MyKomonでできること
ー Function 1
電子会議室のメリット①「誤送信防止」
メールアドレスを毎回入れる・・・という手間もなく、自分の担当先から選ぶだけなため、誤送信の確率がグッと下がります。
また、もし誤送信してしまった場合も、相手が閲覧したかどうか確認できるとともに、編集・削除することも可能です。
ー Function 2
電子会議室のメリット②「スマホでも簡単に」
掲示板でよく使われるツリー形式だけでなく、スマートフォンで使いやすいチャット形式も搭載しているため、顧問先にも簡単に使っていただけます。
また、アプリを使うとプッシュ通知もされるので、見逃しも防止できます。
ー Function 3
電子会議室のメリット③「情報の蓄積」
顧問先ごとの掲示板が作成されるため、その顧問先とのやり取りが1か所に集約。過去のやり取りの閲覧はもちろん、検索も簡単。
ずっと記録が残っていくため、担当変更した後に、前担当のやり取りが確認できる・・・など威力を発揮します。
ー Function 4
電子会議室のメリット④「成りすまし不可」
個人のID/パスワードで利用するクラウドツール内でのやり取りのため、他人に成りすました配信はできません。
よって、他人に成りすましたメールを閲覧してウイルスに感染してしまったという不用意な事故も防げます。
利用者の声
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ー Voice 1
ART総合会計事務所
/ 東京都
大川内久雄 先生
距離を超えてコミュニケーションできる「電子会議室」
お客様へのアピールポイントは「電子会議室」です。面談時・電話・FAXそして「電子会議室」と、いろいろな場面でご質問やご要望をいただきます。もちろん、お客様が望む手段でお答えするわけですが、「いつ・どこからでもご確認いただける」よう、あわせて「電子会議室」にまとめておくようにしています。また、距離を超えてコミュニケーションできる点が、重宝しています。
実際に鹿児島のクリニック様とは、MyKomonを介して、距離感のない密接なお付き合いをしております。「MyKomonを利用した情報提供」を、自信を持ってお勧めしております。MyKomonをうまく利用しながら、当事務所の理念を全うしていきたいと思います。
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ー Voice 2
MGS税理士法人
/ 大阪府
松本一郎 先生
業務ツールとしては、群を抜いている
業務ツールとしては、群を抜いていると思います。私自身も会計事務所業界において16年の経験があり、内容のひとつひとつが、現実的で良いものだと感じております。初期段階として、電子会議室を中心にメールのやりとりとして利用しております。顧問先には当事務所の付加価値として、あまり押し付けずに徐々に利用していただいております。
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ー Voice 3
税理士法人Jタックス
/ 富山県
鷲山浩一 先生
課題の発見に役立てています!
会計事務所の特性上、重要情報を顧問先様とやり取りすることが多く、その際のやり取りをセキュリティーを担保したうえで行いたいと思い、MyKomonを導入しました。導入後、メールにパスワードをつけて顧客とやり取りする手間がなくなり、安心して情報のやり取りができるようになりました。
また、今まで自社で一人一人の生産性を知って、課題をみつけ取り組んでほしいとの思いから顧問先ごとの生産性分析を年1回、従業員ごとの生産性分析を毎月行っておりましたが、手間がかかり過ぎるため、MyKomonのグループウェアを導入することにしました。
MyKomonのグループウェアは、スケジュールを登録するだけで、誰が何にどの位の時間をかけ、時間あたりどの位の生産性を出せているかが自動で出せるため、顧問先ごとの生産性分析も毎月出せるようにしていく予定です。これらのデータを顧問先様の満足度アップと職員の働きやすい環境づくりに役立てていきたいと思います。
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ー Voice 4
すわ税理士法人
/ 東京都
諏訪幸成 先生
いつでもどこでも状況確認が可能
MyKomonのグループウェアには様々な機能がありますが、中でもスケジュール管理や勤怠、進捗管理表などを利用しています。在宅の職員も多いので、皆が顔を合わせられない時でも、お互いがどんな仕事をしているかが把握できるのが良いところですね。また、私は外出が多いので、インターネット環境があればどこにいても進捗管理や皆の状況が把握できるので助かっています。
他、電子会議室も利用していますが、お客様と安全な環境でコミュニケーションが取れるところが気に入っています。他、調べものやセミナー参加でMyKomonを活用しています。
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ー Voice 5
税理士法人アイ・パートナーズ
/ 神奈川県
石渡哲哉 先生
顧客情報の集約もでき、工数分析にも取り組めるように
以前は他社製品のグループウェアを利用していましたが、お客様への対応履歴や報告書などの情報が集約できませんでした。そのため顧客情報の集約・工数分析に取り組みたいと思いMyKomonに移行しました。MyKomonでは主に、グループウェア・電子会議室・顧客管理機能を利用しています。
MyKomonのグループウェアを導入したことで、日報の提出率が上がり、各チームのリーダーが部下の仕事内容を把握することができています。また、MyKomonはクラウド型のシステムなので、外出先から共有ToDoなどを利用して仕事の依頼を行うことが出来る点も便利です。導入のきっかけとなった顧客情報の集約もでき、工数分析にも取り組めるようになりました。
MyKomon導入にあたってのデータ移行に関する相談にも乗っていただき、操作面に関してもすぐに電話対応していただけるのでありがたいです。
FAQ
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Q.1
電子会議室でやり取りした情報は、所内全員が閲覧できますか?
A.1
顧問先ごとに担当設定されている職員と、MyKomon上の管理者が閲覧可能です。
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Q.2
パソコンやスマホに、ソフトやアプリをインストールする必要がありますか?
A.2
クラウド上のデータをブラウザ上で利用する仕組みですので、インストールの必要はありません。
ただし、スマホで利用する場合は、専用アプリを入れていただいたほうが、使い勝手は良くなります。