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会計事務所の報告書文化／面談記録と応対記録
事例1は「面談記録と応対記録」についてです。
名南経営では、月次訪問の最後に複写式の手書き報告書を書くルールになっています。
・本日行った業務内容
・本日のご相談内容と回答
・本日ご指摘した内容と対処方法
・本日お預かりの資料と返却した資料
・次回までのご依頼事項
を記載し、内容に相違がないかを相手に確認してから、最後にサインをもらいます。
その後、複写した報告書を顧問先に渡し、原本を事務所に持ち帰ります。
事務所に戻ると、まずその原本を電子化（PDF化）し、さらに
・現場で分かったこと
・気付いたこと
（例えば、後継者選定に不安を感じている、子会社の売却を検討している様子、遠方に親から相続した雑草地がある、など）
を、さきほどの報告書とは別に、電子データで残しています。
このとき、報告書を後で検索しやすくするために、「事業承継」「M＆A」「遊休地」など、意識的にキーワードを入れておくようにしています。
上記の面談記録以外にも、電話などで質問を受けた際は、別途対応記録として報告書を残すようにしています。
こうすることで、
・顧問先に対し、過去どのような対応をしたのか
・過去同様の案件に関し、他の顧問先にはどのような対応をしたのか
を、他のスタッフが調べられるようにしています。
【今回のポイント】
・監査報告書の内容を顧問先にも共有し、サインをいただいていること・その場では報告書に書けなかった気付きや内容を別途、書き残していること
・監査報告だけではなく、日々の電話対応などもすべて報告書に残していること
・あとから他のスタッフも検索できるようにしていること
顧問先との認識相違をなくし、「言った・言わない」を防げることや、面談時の気付きを書き残すことで、後から検索してフォローアップもしやすくなるメリットがあります。
さらには、対応履歴が残り他のスタッフが検索できることで、調べものの効率化にもつながっています。
“クライアントごと”に調書をまとめている事務所は多く見受けられますが、それらを横断して検索できる仕組みにされている事務所はまだまだ少ないようです。
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