クイックレスポンスができず
「いつも忙しそうだね」と言われてしまう
クイックレスポンスができない理由
- 事務所に戻ってデータを見ないと回答できない
- 誰かが代わって答えられる体制になっていない
- メールが多すぎて、顧問先からのメールが埋もれてしまっている
改善のポイント
顧客カルテのクラウド化
外出先からでも
顧問先のデータがスマホで見れる環境を作る
組織対応のため
仕組みづくり
顧問先からの問い合わせ内容も、過去の対応履歴も、スケジュールも共有する
FAQの用意
よくある質問と回答例をデータベース化しておく
見落としエラーを
完全に封じる
顧問先ごとに専用のホットラインを用意し、未読アラートが出るようにする
データ共有
顧問先が要求しそうなデータを先回りしてあらかじめ共有しておく
ＭｙＫｏｍｏｎでできること
ー Function 1
「顧客管理」でストック情報をクラウド化
顧問先に関する情報を最大200項目まで登録できます。項目はカスタマイズが可能で、ファイル添付も可能です。クラウドなので、外出先からでもスマホ等の端末でいつでも閲覧することができるので、事務所に戻って資料を調べたり、事務所にTELを入れて、スタッフに協力を仰がなくても、すぐに回答できます。
ー Function 2
「集約ボード」でフロー情報をクラウド化
1件の顧問先に関して書いた過去の業務報告書、現在予定している面談日程やToDo、業務の進捗状況や資料の回収状況などがすべてクラウド上の同一ページに集約されて閲覧できます。最近の顧問先との関与状況やニーズ・課題などが短時間で把握できます。スタッフに普段の顧問先対応を任せている所長にとって最適です。
ー Function 3
「知識データベース」が使える
税務はもちろん、人事や労務、行政手続きなどの周辺分野も含め、中小企業からよく聞かれる実務的な質問と回答をデータベース化しており、キーワードで検索して抽出できます。身元が明らかな専門家が書いた回答例であり、回答の効率化に繋がります。
ー Function 4
各顧問先との「電子会議室」が持てる
顧問先とセキュアな環境で質疑対応のできるコミュニケーションホットラインです。顧問先からの書き込みがあれば、担当者のスマホに知らせが入るので、対応漏れを防げます。複数担当を設定できるので、主担当者のスケジュールを確認の上、副担当者が代わって対応することができます。顧問先の未読既読も一目瞭然で、無用なトラブルを防ぎます。
ー Function 5
「共有フォルダ」でデータの共有・保管
クラウド上で安全にデータ保管できるフォルダです。ファイル単位で顧問先の閲覧権限を付与することができ、100Mまでの重たいファイルの受け渡しもスムーズです。顧客管理や電子会議室とのリンクも可能。
利用者の声
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ー Voice 1
當山孝祥税理士事務所
/ 沖縄県
當山孝祥 先生
連絡の効率化がはかれます
スケジュールの他、伝言メモをよく使っています。外出が多いため、これまでは電話を受けた職員が0から文章を打ってメールで送ってもらっていました。これが意外と手間だったのですが、伝言メモに切り替えてからは相手の名前と連絡先だけ入力して、あとは定型文章を選択するだけで送れるので随分ラクになりました。履歴が残るのもいいですね。スマートフォンからもアクセスできるので重宝しています。
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ー Voice 2
松川税理士・行政書士事務所
/ 沖縄県
松川吉雄 先生
おどろきの大発見
外出・出張の多い私にとって長年の懸案事項であったグループウェアの導入。導入してのメリットは
１．出張から帰るたびに山積みされていた決裁書類の減少。
２．職員との連絡事項でも、随時入力することにより遅滞なく指示・復命が図れる。さらに「言った、言わなかった。聞いた、聞いてない」等々のくすぶる不満の解消。
３．業務の進行管理、職員とのコミュニケーションの推進が図られる。等々。 -
ー Voice 3
篠原利浩税理士事務所
/ 鹿児島県
篠原利浩 先生
事務所全体の情報共有として！
どこにいても事務所内の情報共有を出来ることが一番重宝している点です。例えば、私が出張で何日間か遠方に居たとしても、ＭｙＫｏｍｏｎのグループウェアを確認すれば職員の一日の動きや業務内容が把握できるので、安心して事務所を任せることが出来ますし、職員もお互いの日報を確認して、それぞれの動きを把握しているようです。他には業務処理簿を簡単に作成できるシステムがあり、時間をかけずに毎月登録をしていけるのでこちらも有効活用しています。
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ー Voice 4
税理士法人すずかぜ
/ 富山県
宮津景一郎 先生
外出先でも業務の情報共有に役立っています
グループウェアは、全職員が毎日記録しています。以前は手書きで予定を記録し管理していたため、情報共有ができていませんでした。
現在は、外出先でも他の職員の仕事の状況が確認でき、また業務の内容も報告書で確認できるため、情報の共有に役立っており、職員同士のコミュニケーションもより図れる様になったと感じております。
FAQ
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Q.1
エクセルで作成してある会計処理マニュアルを顧客管理に添付することはできますか？
A.1
エクセルに関わらず、顧客管理にファイル添付することは可能です。ドラッグ＆ドロップで簡単に添付できます。
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Q.2
電子会議室や共有フォルダを顧問先に提供するというイメージが掴めません。詳しく教えてください。
A.2
顧問先にＭｙＫｏｍｏｎのクライアント用IDをお渡しいただき、顧問先はログイン画面からＭｙＫｏｍｏｎにアクセスしますと、電子会議室や共有フォルダを通じて会計事務所と繋がることができます。操作性の高いスマホの専用アプリもあります。
