ユーザーの声お客様事例

以前から安定した仕事の供給ができる体制を取りたいと思っていたのですが、事務所の中での指導体制とか、スタッフの定着の問題とか、納期を守るとか、納期を守る為に残業が多くなるなど、いろいろな問題を抱えていました。

MyKomon会計処理センターは我々と同じ会計事務所が母体の名南経営がやっているので、我々とニーズも悩みも同じはずです。やはり実際にやってみないとわからないということもありましたので、是非やってみようと思い依頼しました。これが名南さんでなかったらやっていなかったかもしれません。

「担当者によって、試算表の納期が異なる」という体制であること自体に事務所の責任を感じていましたので、「これからはクリエイティブな仕事に変えていこう」と職員へ説明し、説得して進めました。事務所内に『上海担当』を設置し、担当者が回収してきた資料はMyKomon会計処理センターに回すことをルール化してしまえば3日程度で確実に会計ソフトへの入力が終わります。つまりスタッフ個人の段取りや都合に左右されていた業務を仕組みでまわせるようになります。顧問先様にとっては担当者が変わっても予定通りの日程で試算表という商品を手にすることができ業務フローがシステム化できました。

オンラインの給与計算ソフト「楽しい給与計算」は、とても使い勝手の良い給与ソフトです。最小限の機能に抑えてあるので顧問先も迷いません。また、お客様との連絡で必須なのが、「電子会議室」。時系列で状況を振り返れる、担当者に任せっきりにならないのがありがたいです。

MyKomonグループウェアを導入してから、誰がどこで何をしているのかが把握できるようになったため、所内の連携が非常に円滑になりました。チームワークも増したように感じています。また、常に見える化されているため、「自分も見られている」という意識となり、モチベーションも高まっています。

これまでGoogleカレンダーを使ってスタッフ全員のスケジュール管理をしていましたが、それだと外出する予定は確認できても、所内にいる時の業務までは把握することができませんでした。

MyKomonの業務日報を導入したことにより、スタッフ・顧問先ごとの業務内容を把握することで”変化”に気づく事が出来るようになりました。クラウドサービスですので外出先からも確認でき、出張先でも事務所の状況がわかるようになりました。

これまでグループウェアを使ったことがなく、ちょうど導入を考えていたところでMyKomonを知りました。私たちと同業の会計事務所が作っているソフトであるため痒い所に手が届く感じで大変助かっています！

MyKomonグループウェアを利用し始めてから、決算業務の進捗管理が非常に楽にできるようになりました。また、日報を登録するだけで工数分析が行なえるので、入力スタッフが入力に要した時間と報酬のバランスを確認するのに最適です。

製販分離を進める中で重要な事の1つが、「全員」が「全件」の顧問先の情報を把握できる状態になること。それを実現するために、MyKomonの顧客管理とグループウェアを組み合わせて使っています。

まず、顧客管理をカルテと位置づけ、住所や電話番号の基礎情報はもちろん、一部アレンジして毎月回収が必要な書類や監査方法など、担当者の頭の中にしかなかったものを全て登録。誰でも確認できるようにしました。同時に、グループウェアの業務報告書や進捗管理で、日々の活動・状況についても共有しています。今では事務所運営に、なくてはならないツールです。

MyKomonのグループウェアを導入するまでは、別の日報システムを入れていました。しかし、スケジュールの共有や工数分析の必要性を感じていたことから切り替えました。

やはり全員で業務の予定や実績を共有できるのはいいですね。職員からすると、「所長の予定が一番知りたい」というので、私もちゃんと登録しています。そろそろデータもたまってきているので、これから工数分析と、あとは電子会議室や業務報告書にもチャレンジしていきたいと思っています。

導入前は、それぞれのスタッフが各自で動いており、全体での把握はしていませんでした。また、日報は提出してもらっていましたが、その日の業務は把握できても、翌営業日・その先に何をするのか、把握できていませんでした。

MyKomonのグループウェアで、過去・現在・未来の行動が全員で共有できるようになった事が、とてもよかったです。また、法人申告業務が早い職員と遅い職員の業務をカレンダー形式で比べたところ、月の上旬・中旬・下旬で業務スケジュールの組み方が違うことが明らかになりました。視覚的に把握できるので職員間でも理解し易く、業務が早いスタッフの行動をまねることで、業務の前倒しができるよう、全体で取り組み始めています。今後も、このような新しい気付きがあると期待しています。

MyKomonは顧客情報の蓄積・見える化・スタッフ間での共有をしたくて導入しました。導入以前は某A社で日報作成とワードでの業務報告書を作っていましたが、報告が上がってきても内容が見えづらく感じ、日報の確認は私自身できていませんでした。また、報告書も上司と担当者しか見ることはなく、全員での共有はできていない状態でした。

グループウェアを導入して、”誰がどの顧客にどれだけ時間を費やしているか”青のグラフ表示などで日ごとに見やすくなりました。職員それぞれに日報作成の手間もあり、私も提出された職員の日報を確認するのに毎日３０分ほどかかります。ただ、所感を記載してもらうことで、職員の日々の気持ちに触れることができるようになったと感じています。 また、コミュニケーションを密にするために、所感に対してできる限りコメントを残すようにも心がけています。

マネージャーたちからも日報による報告が仕事の割り振りに役立っていると好評です。

誰がいつどこで何をしているのかが見える化されたため、業務連携が非常にスムーズに行なえるようになりました。また、これまで複数のツールを組み合わせて使っていましたが、全てMyKomonグループウェアでまかなえるので、とても楽になりました。さらには、今までは監査の業務報告書をノートに記録していましたが、 MyKomonグループウェアに変えたことで、顧問先ごとに情報が自動で集約されるため、頭の整理がし易くなっています。検索機能が充実しているのも気に入っています。

MyKomonを導入する前は、職員がそれぞれ独自のルールによりお客様の管理や日程管理、職員同士の連絡などを行っていました。以前はそれでも支障はなかったのですが、若手が増えるにつれ、誰の方法がスタンダードなのか新人がわからず困ってしまうという問題が生じるようになりました。「業務の統一化」について模索しているときに、 MyKomonに出会い、導入することにしました。

実際に使用しているのは、「業務報告書」「予定表・日報」「電子会議室」「伝言メモ」です。すべて「当事務所での活用ルール」を決めて、職員全員がルールに基づいて使用しています。例えば、「業務報告書」では、「訪問カルテ」「やりとりカルテ」「失敗報告書」「クレーム報告書」「税務調査報告書」というテンプレートを用意し、どの場合にどの報告書を作成するか、といったルールを決めています。ルールを決めて活用することで、新人も含め職員全員迷うことなくグループウェアを利用できています。

良いツールがあっても、目的やルールが明確でないと浸透はしないものだと思います。導入時にMyKomonの担当の方にやりたいことを伝え、ルール作りに協力してもらえたことが今の活用につながったのだと感謝しています。

特に予想以上の効果があったものが、「業務報告書」です。誰かが書いた報告書の内容について、他の職員がコメントをすることで、知恵を出し合うツールとして当初の想像以上に活用できています。また、新人が先輩の同行で訪問をした際、訪問後に「訪問カルテ」を作成するという業務があるので、一生懸命お客様のお話を聞くようになったという相乗効果もありました。経営者としても職員がどのようなお話をお客様としているのか把握ができ、リスク管理にもなっており、お客様にとっても所長まで報告が伝わっているということは安心してもらえることと思います。

このように、当事務所では「業務統一化」のツールとして、「共通のルール」に基づきグループウェアを活用することができており、今後も進化できればと思っています。

スケジュールや伝言メモ、工数分析など、グループウェアを中心に利用しています。MyKomonのグループウェアを利用することで、職員の予定やToDo、顧客情報など、今まで紙で管理していた内容が見える化され、全体で共有できるようになりました。

また、工数分析は顧問料の見直しに役立っています。単価に対して業務量が見合っているのか、投入している工数は適切かなど、今まで個人の裁量に任せていたことが、見える化できたことによって、全体で統一した基準にすることが出来ました。

全体の進捗管理がしたいと思い、MyKomonのグループウェアを使い始めました。今まではExcelで管理していましたが、MyKomonの進捗管理表を利用することで、以前よりも全体の進捗具合を共有しやすくなり、次の年への更新も簡単になりました。

また、工数分析は事務所を経営する上で見ていかないといけないと感じています。生産性が低い場合は、今まで訪問していたのを来社対応にしたり、業務内容を見直すようにしています。職員も時間単価がはっきりとわかることで、生産性を意識して行動ができるようになったと思います。

活用しようと思った一番の目的は工数分析です。MyKomonの工数分析は分析がかけやすく、とても便利に使っています。決算のタイミングで必ず、採算が取れているのかを確認しています。

職員ごとの時間の使い方を確認するためにも工数分析を利用するようになりました。どの業務にどれだけ時間を割いているかが一目でわかるので、職員一人一人がどのように働きたいのかをヒアリングする材料になっています。また、業務報告書を活用することで担当者自身の備忘はもちろん、今後担当変更があった際の引継ぎに役立てられると思っています。

MyKomonによって事務所内の見える化を図ることができ、なくてはならないツールです。

グループウェアではスケジュールの登録の他、業務報告書や工数分析などを活用しています。特に役立っているのは工数分析です。訪問以外にどれだけ時間がかかっているのかが一目でわかり、タイムチャージで報酬交渉することができています。

報告書は職員全員、必ず書くようにしています。試算表を見なくても、顧問先が現在どのような状態なのかをすぐに確認することができ助かっています。さらに報告書は備忘録としても役立っていて、過去に受けた質問の内容を残しておくことで、後々提案する際の判断材料になっています。

また、MyKomonはクラウドなので、外出先からも確認できるのも便利な点です。職員が今どこにいるのか？ といったスケジュール管理にも役立っています。

グループウェアは事務所の業務管理とお客様の情報管理を目的に導入しました。以前は他社のグループウェアを導入していましたが、うまく活用できていませんでした。

MyKomonのグループウェアはスケジュールから連動して業務報告書を作成できて便利です。提出物の管理も行うことで、以前より職員の書類に対する意識も高くなったと思います。

特に気に入っているのは、「集約ボード」です。作成した業務報告書で顧問先ごとに接触履歴（いつ、誰に、何をしたか）や前年同月に何をしていたか等をすぐに確認することができます。

業務の進捗状況の見える化がしたかったため、グループウェアを導入しました。活用してからの変化としては、業務を効率的に行えるようになったこと、諸々の情報収集が楽になったことです。業務報告書をスタッフに入力してもらっているので、スタッフの仕事ぶりが自分が事務所にいなくても把握可能です。

また、進捗管理表を活用しているので、仕事の漏れをなくすことができるようになり、役立っています。

一人で事業を行っていると、顧問先が増えていくほど、言った言わないのリスク管理が難しくなると感じていたので、「何か記録を残しておけるものはないか」、「後で業務を振り返る際に、簡単に過去の情報を検索できるものはないか」、「顧問先に提供できる情報ツールとして、利用できるものはないか」などをきっかけにグループウェアを中心とした機能を利用しています。

まだ使いはじめてから日が浅いので使いこなすまでにはなっていませんが、進捗管理の機能は、エクセルで管理するのとは違い、登録しやすく、仕事の漏れをなくすのに最適だと思います。

また、業務報告書についても、予め業務分類やテンプレートを定めておくことで、統一された報告書ができるので将来的に報告書を見直す時に見やすく、キーワード検索で知りたい情報が記載されている報告書を見ることができるので便利だと思います。

そのほか、ニュースレターは、毎月訪問時に顧問先へお渡しして、そこから雑談をするツールとして利用しています。相続財産シミュレーションは、まだ実際に利用はしていませんが、シミュレーション結果をお客様に提示する際に見た目もそれらしく出来上がるので、良いツールだと思います。マイトレは自分自身もそうですが、将来の社員教育に使えると思います。

以前はサイボウズを使用していましたが、従業員の工数管理に時間がかかっていたのでMyKomonに変更したところ、簡単に集計できるようになりました。また、勤怠管理と合わせて有給管理も同時にできるようになり業務効率が改善されました。会計担当者養成動画も新人研修に役立っています。

スケジューラーで複数拠点間のスタッフの予定を把握したり、業務の指示・依頼をしたりして利用しています。また顧客毎の原価管理・原価把握のために工数分析のデータを用いて毎月のミーティングに活用しています。勤怠は一目で勤務状況が確認できて、重宝しています。

基本的なことですが、複数スタッフの日程調整や会議室の予約管理に日々活用しています。タスク管理のToDoも使っているスタッフが多くおり、個人の業務管理に役立っているようです。

また、工数分析は各顧客に対して報酬に見合った仕事ができているかを確認するために毎月のミーティングでデータを確認しています。そのほか、有給管理や時間給スタッフの勤怠管理、事務所内の情報共有・報告などにMyKomonを利用しています。

MyKomonで日報や予定、業務報告書を一元管理できるようになったのは、便利になりました。WEB上で確認できるため、外出先でも見ることができるのは助かっています。会計事務所で必要となるような書類のひな型（決算チェックリスト、年末調整チェックシート等）を提供していただいているのも有難いです。

元々は他のグループウェアを使っていたのですが、MyKomon導入をきっかけにグループウェア機能もMyKomonに切り替えました。

MyKomonのグループウェアでは、「職員の行動の見える化」を目的として、主にスケジュール機能を活用しています。その日の予定を登録しておくことで、お客様からのお問い合わせ時に、所外の職員の行動を簡単に把握できます。また、職員の行動だけではなく所内の備品の予約状況も管理できる点も気に入っています。その他にも進捗管理表を使うことで、業務ごとの進捗度合いを把握しています。

グループウェアのスケジューラーと共有フォルダから利用をはじめました。場所を選ばずネットがつながればどこでも利用、情報共有できるのがいいですね。

また仕事の７つ道具やフォーラムから沢山の有益な情報が得られ、業務効率化に有効な機能がたくさんあり、そしてスタッフさんも親切にサポートしてくださるのでのでもっともっと活用していきたいです。

進捗管理表や業務報告書、工数分析をするためにMyKomonを始めました。MyKomonはシンプルなところがいいですね。まだまだこれから取り組んでいくところなので、コツコツやっていこうと思います。

その他にも仕事の7つ道具のチェックリストや楽しい給与計算も便利に利用しています。

以前は他社製品のグループウェアを利用していましたが、お客様への対応履歴や報告書などの情報が集約できませんでした。そのため顧客情報の集約・工数分析に取り組みたいと思いMyKomonに移行しました。MyKomonでは主に、グループウェア・電子会議室・顧客管理機能を利用しています。

MyKomonのグループウェアを導入したことで、日報の提出率が上がり、各チームのリーダーが部下の仕事内容を把握することができています。また、MyKomonはクラウド型のシステムなので、外出先から共有ToDoなどを利用して仕事の依頼を行うことが出来る点も便利です。導入のきっかけとなった顧客情報の集約もでき、工数分析にも取り組めるようになりました。

MyKomon導入にあたってのデータ移行に関する相談にも乗っていただき、操作面に関してもすぐに電話対応していただけるのでありがたいです。

MyKomon導入前、当事務所では顧問先数が急増していたため、所内の情報の共有が十分にできていない状態でした。将来的に製版分離を目指していたので、所内の「見える化」をすることで事務所全体を把握することがどうしても必要でした。

その点、MyKomonを導入させていただいてからは、グループウェアの日報・業務報告書を主に活用して従業員の作業内容が見えるようになり、事務所全体の流れが見えるようになりました。また、報告書作成機能の活用や進捗管理表の作成によって、仕事の漏れが少なくなったと実感しています。ToDo機能の活用によって従業員への指示もしやすくなり、事務所全体がよりスムーズに動けるようになったと思います。

今後は、記帳代行や年末調整、確定申告等の進捗管理表を作成し、所内で共有したいと考えています。

MyKomonを活用することによって、職員同士での予定や業務の共有がよりしっかりと出来るようになりました。お客様情報の共有や確認に関しても、報告書を提出することでしやすくなったと感じています。また、”誰が、どのお客様に対して、何の業務で、どれくらいの時間が掛かったか”を　工数分析で把握出来るようになり、大変助かっております。

進捗管理表も活用していますが、進捗状況が見える化し、書類の管理や進捗状況が分かりやすくなりました。

工数分析と進捗管理がしたくてMyKomonを導入しました。職員全員のスケジュールが一目で分かるようになりましたし、進捗管理表を活用することによって業務の漏れがなくなりました。またToDoをお互いに活用することによって、仕事の依頼と確認が出来るようになり便利になりました。

MyKomonの機能の中で、主に活用している機能はグループウェアです。所内管理のツールとして各スタッフのスケジュール管理や日報機能、勤怠管理システムを利用しています。また、所内のスタッフ同士の連絡機能として伝言メモの機能を利用しています。

スタッフ間で情報を共有するためのツールとして使い始めましたが、簡単で使い勝手が良く重宝しています。今後はスケジューラーによる業務管理はもちろん、スケジュールからの連動で利用できる工数分析を行い、生産性向上のために活用したいと思っています。また、毎月担当者の方にご訪問いただき、サポートもしていただいています。

MyKomonではグループウェア、電子会議室、楽しい給与計算、会計処理センターなど多くの機能を活用しています。なかでも特に活用しているのはグループウェアです。スケジュール管理、勤怠管理、進捗管理、顧客管理、伝言メモなど、多くの管理項目を抱える会計事務所の業務を一元的に管理することができます。当日のスケジュールをはじめ、仕事の進捗具合やデータそのものを職員と、或いは職員間で、随時情報共有ができるので助かっています。

MyKomonはコミュニケーションツールとして重宝しています。例えば、担当替えや新人が入った時には、過去の「業務報告書」で訪問履歴の確認や成功・失敗事例の共有をしています。さらには月次担当者が書いた「業務報告書」を見た別の職員から、コンサルの営業をかけて案件化することもあります。

グループウェアの中でも、特に「スケジュール」、「ToDoリスト」、「業務報告書」、「進捗管理表」をよく使っています。弊社独自の「進捗管理表」の使い方だと思いますが、新人教育の進捗状況管理にも重宝していますよ。

MyKomonのグループウェアには様々な機能がありますが、中でもスケジュール管理や勤怠、進捗管理表などを利用しています。在宅の職員も多いので、皆が顔を合わせられない時でも、お互いがどんな仕事をしているかが把握できるのが良いところですね。また、私は外出が多いので、インターネット環境があればどこにいても進捗管理や皆の状況が把握できるので助かっています。

他、電子会議室も利用していますが、お客様と安全な環境でコミュニケーションが取れるところが気に入っています。他、調べものやセミナー参加でMyKomonを活用しています。

スケジュール管理と業務の効率化のために導入しました。これまでは手帳のみでの管理でしたが、手帳と同様にスケジュールが外出先からも確認できるので便利です。

進捗管理表も、事務所内メンバーの共通理解にかなり助かっています。今まではExcelで1つの表を作成し、それぞれが上書きをする形で進捗の管理をしていました。MyKomonの進捗管理表は、各メンバーの入力が即反映され、状況がすぐに確認できるため、格段に便利になりました。また、複製機能で昨年の管理表をベースに今年分の管理表をすぐに作成できるところが良いです。

以前は、各人がそれぞれ自分の予定を管理していたため、情報の共有ができておりませんでした。現在は、外出先でも他のメンバーの仕事の状況が確認できるため、情報の共有に役立っております。また、進捗管理表、ToDoリストを活用しているので、仕事の漏れをなくすことができるようになりました。

「誰がどのぐらい時間をかけているのか把握できたら面白い」と思い、工数分析を目的にMyKomonのグループウェアを導入しました。

日報と業務報告書を書いてもらうようになってからは、スタッフの動きとクライアント様の状況がとてもよく分かるようになりました。深夜に楽しみながら見ているので寝不足になりますが、嬉しいです。毎日欠かさず目を通しています。

きっかけは、相続財産シミュレーションから出力できるお客様への報告書が「とても分かりやすい」と知り合いの会計事務所さんのお話を伺ったことでした。また、これまで複数のツールで別々に管理していた顧客管理やスケジュール管理・日報・業務報告書を一元管理できることから、MyKomonを選択しました。

導入後は、日報・業務報告書によりスタッフの状況を把握しやすくなったことに加え、スタッフ同士でもコメントをし合っているため、日々、スタッフの思いが垣間見られるようになりました。他にも、お客様の情報を顧客管理にまとめることにより、業務のチェックをスタッフが率先して行うように なるといった変化も起きました。

特に気に入っているポイントは、「工数分析で、売上やおおよその生産性を把握できること」、「月次・年次業務の漏れをなくすためにToDoの繰り返し設定ができること」、「顧客情報をまとめることができ、また必要な顧客情報項目をカスタマイズできること」、「データをExcelにエクスポートできること」です。

情報管理に不安があり、グループウェアを導入しました。導入後は、所内各人のスケジュールを管理することができるようになったことに加え、進捗管理表では仕事の進捗具合が分かるようになりました。

また、工数分析をすることで、お客様の1時間あたりの報酬が見えるようになり、1時間あたりの単価が低いところを見直すことで、業務の改善をすることができました。結果的に、その改善が標準化となり、事務所全体の業務効率を高めています。

他にも、以前のやり取りを探しやすい電子会議室を活用したり、共有フォルダでは決算書及び総勘定元帳を顧問先と共有したりしています。簡単にシミュレーションできる相続財産シミュレーションも使っています。

導入後から少し経った後、MyKomonのグループウェアに価値を感じるようになり、グループウェアを利用するようになりました。グループウェアを利用することで、出張先からでも報告書の閲覧が出来る点で安心感が生まれ、さらに、報告書が取引先ごとに溜まるので、情報が整理できるようになりました。

また、このグループウェアは、様々な人のレポートを共有できるので、社員教育の仕組みの一環になっています。勤怠機能もあり、社員の勤務時間の管理もやり易いです。

気に入っている点は、業務処理簿がつけられる点で税理士法のコンプライアンス遵守のためのシステムとして活用しています。また、日報を毎日書いてもらっていますが、そのことでリアルタイムで業務の進捗状況を把握できるようになり、より良いサービスの提供に役立てています。

工数分析は活用しきれていない部分があるので、もっと活用していきたいと考えております。工数分析をすることで、職員の公平は付加価値管理を実現する事により、目標設定を見える化し、達成意欲を高められると考えています。また、働き方改革の基礎データとしても活用できると考えています。

職員の日々の活動を見える化する目的でMyKomonの導入をいたしました。グループウェアを活用することにより皆の行動がいつどこからでも“見える”のは非常に便利です。

活動のみならず顧問報酬の入力を工夫することによる職員個々の時間単価の見える化「生産性分析」も更に役立っております。私共は“お客様第一主義”を掲げ、顧問先様へのサービス強化を最大の美徳と提唱してまいりましたが、それが過剰サービスへの移行というちょっと頭の痛い問題をかかえてしまいました。

しかしこの生産性分析による採算性の見える化により職員自らがサービスの工夫をするようになり、更には職員自らが顧問料値上交渉をするに至り、かなりの割合で勝利しております。これもMyKomon導入の成果と日々感謝しています。

MyKomonを導入するきっかけは、日報・業務処理簿・スケジュールの共有できる仕組みがあるということでした。その後、MyKomonを利用していく中で、

・新規の手間とお金をかけられない先に「楽しい給与計算」
・簡単に誰でも作成できて見た目の良い相続提案書として「相続財産シミュレーション」
・日々のスタッフの学習ツールとして「マイトレ」

を活用する様になりました。今後は、MyKomonで日報を書くだけで、各顧問先の時間当たり生産性を分析できる「工数分析」の機能もあるので、データを使い限られた人数での真に担当者がやるべきことに注力できる仕組みを構築するのに役立てていきたいと思います。

職員の訪問状況などの情報共有のためにMyKomonグループウェアを導入しました。そのため、主にスケジュール登録・日報機能を活用しています。

また、日報を登録することで、お客様の業種・規模ごとにどのくらいの時間を掛けたのかを簡単に把握することができます。そのため、新規のお客様の顧問料を決める際にも、お客様の業種・規模から適切な顧問料を決定することができます。

会計事務所の特性上、重要情報を顧問先様とやり取りすることが多く、その際のやり取りをセキュリティーを担保したうえで行いたいと思い、MyKomonを導入しました。導入後、メールにパスワードをつけて顧客とやり取りする手間がなくなり、安心して情報のやり取りができるようになりました。

また、今まで自社で一人一人の生産性を知って、課題をみつけ取り組んでほしいとの思いから顧問先ごとの生産性分析を年1回、従業員ごとの生産性分析を毎月行っておりましたが、手間がかかり過ぎるため、MyKomonのグループウェアを導入することにしました。

MyKomonのグループウェアは、スケジュールを登録するだけで、誰が何にどの位の時間をかけ、時間あたりどの位の生産性を出せているかが自動で出せるため、顧問先ごとの生産性分析も毎月出せるようにしていく予定です。これらのデータを顧問先様の満足度アップと職員の働きやすい環境づくりに役立てていきたいと思います。

グループウェアは、全職員が毎日記録しています。以前は手書きで予定を記録し管理していたため、情報共有ができていませんでした。

現在は、外出先でも他の職員の仕事の状況が確認でき、また業務の内容も報告書で確認できるため、情報の共有に役立っており、職員同士のコミュニケーションもより図れる様になったと感じております。

自分の業務記録を一か所に集めたくてMyKomonを使い始めました。日報や業務報告書によってお客様の情報が一か所に蓄積できることは非常に効率が良いです。

また、グループウェアと工数管理が一体となっているのがいいですね。日々の日報を書いていれば自然とお客様毎の工数が把握でき、事務所運営の重要な指標が手に入り便利です。

MyKomonのグループウェアは、特に工数分析が素晴らしく、手間なく生産性を「事務所全体、顧客別、担当者別、業務別」に分析でき、採算改善の糸口を掴む事ができます。

「顧問先に適正なサービス提供ができているか気になる」「スタッフが“評価に納得感”を持ってイキイキと仕事に励める環境を整備したい」そんな悩みを抱える事務所さんにピッタリなサービスだと思います。

当事務所ももっと早く導入すれば良かったと後悔しています(笑)

MyKomonの導入から運用まで、また、多機能のためこれまで使ったことのないサービスを利用しようとする際に不明な点を教えてもらうため、できること、できないことを確認し、できない場合はその機能を付加してほしい旨の要望を出すためにサポートをお願いしています。

導入時は、遠方にも関わらず担当者の方が来てくれて、導入指導・スタッフへの説明もしてもらえました。導入支援ももちろん大変助かりましたが、スタッフへの説明を直接してもらったことも、私が説明するよりも分かりやすいし、よく聞いてくれたと思います。また、他事務所の事例・業界の最新情報などを教えてもらえるので、大変参考になります。細かい要望も親身に聞いてもらえます。

サポートセンターについても、かければすぐに繋がり、電話に出るまで待たされたことがないので、大変助かりますし、些細なことでもすぐ聞いてみようと思えます。一度、MyKomonのサービスで、たまたまリンク違いで欲しい情報を取れないときがありましたが、電話サポートへ連絡したら、webの担当の方がすぐに応対してくれて、1時間と経たないうちに直してくれました。このレスポンスの早さは、クラウドサービスであるという大きな特徴に加えて、MyKomonのサポート体制のなせることだと思います。

MyKomonは税理士ユーザーの声を反映した、税理士事務所の使い勝手が良くなるように常に進化し続けるサービスであると思います。

毎朝の朝礼では、理念の唱和だけでなく、新聞や関連機関からのレポート、もちろんMyKomonからの情報収集と職員同士での情報交換もしています。

会計事務所は、税のエキスパートであることはもちろんですが、労務や経済の一般常識も備え付けておくことが必要だと感じていました。そんなとき、名南さんの税務通信を個人一人一人がとっていて、会社が補助しているという話にはものすごい衝撃を受けました。そして、その税務通信から問題をつくって全員で毎月やっているという話。「これだ～」と思いました。そしてすぐに「マイトレ」の申し込みをしました。目指す組織は「学習する組織」ですから、マイトレは「学習の核」になっています。学習する組織をめざすならマイトレはいいんじゃないでしょうか？

業務ツールとしては、群を抜いていると思います。私自身も会計事務所業界において16年の経験があり、内容のひとつひとつが、現実的で良いものだと感じております。初期段階として、電子会議室を中心にメールのやりとりとして利用しております。顧問先には当事務所の付加価値として、あまり押し付けずに徐々に利用していただいております。

社内では「まずMyKomonで調べてから質問にくるように」と職員に指導しています。また、税務や労務の顧問先に対しては、ネット顧問や情報発信のツールとして活用していますよ。

楽しい給与計算を導入して感じるメリットは2点あります。まずは、クラウド型の給与ソフトであるため、常にお客様の情報が確認できることです。また、お客様にとってもインストールや、定期的なバージョンアップという手間・コストがかからないため、大変喜ばれています。次に、退職者の“源泉徴収票”をお客様自身が発行できるということです。給与計算が手書きやエクセルだった先に対して安価でシステムを提供できた上、私たちの手間も激減して、とても楽になりました。

顧問先には積極的に楽しい給与計算をおすすめしています。パソコンが苦手な顧問先でも使っていただける操作が簡単なソフトであること、社会保険料や所得税などが自動計算であることから顧問先に喜ばれています。また、クラウドタイプのソフトなのでバージョンアップが不要であること、データが顧問先と会計事務所側双方で共有されていること、過去データが残っていること、他社の年末調整ソフトに連動できることから管理がとても楽になりました。

お客様へのアピールポイントは「電子会議室」です。面談時・電話・FAXそして「電子会議室」と、いろいろな場面でご質問やご要望をいただきます。もちろん、お客様が望む手段でお答えするわけですが、「いつ・どこからでもご確認いただける」よう、あわせて「電子会議室」にまとめておくようにしています。また、距離を超えてコミュニケーションできる点が、重宝しています。

実際に鹿児島のクリニック様とは、MyKomonを介して、距離感のない密接なお付き合いをしております。「MyKomonを利用した情報提供」を、自信を持ってお勧めしております。MyKomonをうまく利用しながら、当事務所の理念を全うしていきたいと思います。

「仕事の7つ道具」でお客様が必要な書式をすぐに用意出来たり、「フォーラム」に投稿して専門の方から的確なアドバイスを戴いたり、「楽しい給与計算」を使ってお客様に安価で親切なサービスを提供することができて、顧問先や弊社社員にも大変好評です。

以前は他社のグループウェアでスケジュール管理、ASPソフトで工数分析を行っており、予定と実績を二重に入力する必要がありました。

MyKomonのグループウェアは両者が連動しており、入力の手間が大幅に減りました。また日報に3行以上所感を書くことをルールとし、私がコメントをつけています。いわば交換日記です。毎日続けることで、スタッフの意識の変化を感じられるようになりました。使うほどに使い勝手の良さが分かる、実務重視のグループウェアです。

これまで職員の行動予定については各自の手帳で管理していました。そのため、誰がどこに行って何をしてくるのかについては、都度口頭ですり合わせをする必要がありました。グループウェアの導入により全員の予定がリアルタイムで共有されるようになり、また、日報を付けてもらうことで何をしてきたのかが「見える化」されるようになりました。伝言メモ機能も履歴が残るので、「言った言わない」がなくなるので重宝しています。

お客様から依頼を受けてSTAFFに仕事を任せる際に、STAFFに対して期限付きのToDoリストを作成することが便利です。自分も忘れないし、いつ完了したかも把握できます。報告書については、研修会と税務調査について作成しており、それを所内で閲覧することにより注意喚起と研修の要点把握につなげることができます。出先でスマートフォンやタブレット等で予定を確認することが可能です。STAFFが「空き時間検索」で関与先との予定を入れてくれるので、ダブルブッキングになることがなくなりました。

全員の業務予定をグループウェアで管理しています。私の予定もすべて入力していますので丸裸状態ですが、経営者は24時間が業務と割り切っています。顧客からの面会打診などにも迅速に対応が出来ており、出先で、携帯で予定確認、入力が出来ますのでとても便利で重宝しています。

自前で構築していた管理システムに限界を感じていたころに出会った名南経営のシステムは、一言で表現すると、手の届かない背中のかゆいところに手が届くといったところでしょうか。お客様ごとの業務の進捗度合いが一目でわかるため素早い応援が可能となり、また、ToDoリストへの登録で連絡や報告漏れがなくなり、外出先でもその管理が容易となりました。特に、お客様ごとの工数管理システムは、日常業務を「製造」という視点から見直す非常に素晴らしい仕組みです。

クラウド型の給与計算システムとして、お客様に簡単に導入してもらえるのが一番の利点です。初期設定も、細かいところは端折ってすばやくスタートできます。いまだに手書きの給与明細を作っている企業は結構あるものです。きれいに印字された給与明細を窓付きの封筒に入れて渡すとおおーという声が上がります。当事務所の関与先の70％が「楽しい給与計算」を使っていることは、使いやすいシステムであることの証だと思います。

どこにいても事務所内の情報共有を出来ることが一番重宝している点です。例えば、私が出張で何日間か遠方に居たとしても、MyKomonのグループウェアを確認すれば職員の一日の動きや業務内容が把握できるので、安心して事務所を任せることが出来ますし、職員もお互いの日報を確認して、それぞれの動きを把握しているようです。他には業務処理簿を簡単に作成できるシステムがあり、時間をかけずに毎月登録をしていけるのでこちらも有効活用しています。

外出・出張の多い私にとって長年の懸案事項であったグループウェアの導入。導入してのメリットは

１．出張から帰るたびに山積みされていた決裁書類の減少。
２．職員との連絡事項でも、随時入力することにより遅滞なく指示・復命が図れる。さらに「言った、言わなかった。聞いた、聞いてない」等々のくすぶる不満の解消。
３．業務の進行管理、職員とのコミュニケーションの推進が図られる。等々。

スケジュールの他、伝言メモをよく使っています。外出が多いため、これまでは電話を受けた職員が0から文章を打ってメールで送ってもらっていました。これが意外と手間だったのですが、伝言メモに切り替えてからは相手の名前と連絡先だけ入力して、あとは定型文章を選択するだけで送れるので随分ラクになりました。履歴が残るのもいいですね。スマートフォンからもアクセスできるので重宝しています。

新規で顧問先になっていただいたお客様へは必ず楽しい給与計算を提案しています。操作方法もシンプルで、これまで紙やExcelで給与計算を行なっていた人にもスムーズに移行してもらえています。

Ｑ：MyKomonの利用を始めたきっかけはなんですか？
平成14年9月、この業界に入って4年目にそろそろ独立したいと考えていました。しかし、独立に際して二つの不安がありました。一つが記帳代行であり、もう一つが経験不足でした。当時、前の職場でMyKomonが導入されていました。会計処理センターのデモを見て「これで人を雇わずして事務所が開設できる」と確信しました。これまで、記帳代行が克服できればビジネスになると思っていたのが、そのビジネスモデルを明確に描くことができたのです。また、MyKomonのフォーラムで全国レベルの先生が質問に答えてくださる、これで十分経験不足が補えると確信しました。

初めてデモを見たのは平成18年7月頃で、この時点で独立を決意しました。それからは、MyKomonを利用して如何に開業するかを徹底的に考えました。そして19年2月、ついに開業。その1か月前にMyKomonに入会しました。MyKomonがなかったら、独立は考えられなかったかもしれません。会計処理センターのおかげでコストも予測でき、低価格で質の良いサービス提供が実現できたと思います。MyKomonとは本当に良いタイミングで出会えました。

Ｑ：具体的な所内での利用状況を教えてください。
会計処理センター、フォーラムは期待通りの成果を上げています。グループウェアは、スケジュール管理と進捗管理で利用しています。

Ｑ：MyKomonの利用を始めたきっかけはなんですか？
入会は2008年8月。MyKomonのことは以前から知っていましたが、どんな内容かまでは知りませんでした。そんな中で「医業向け情報を手に入れたい」といろいろ探していた中で、診療報酬改定セミナーの存在を知り、DVDを取り寄せました。診療報酬データベースを活用したいと思ったのが、入会したきっかけです。

Ｑ：具体的な所内での活用方法を教えてください。
（１）ニュースレター
お配りしている先からは「非常に面白く、また簡潔に書いてあって読みやすい」と言われます。四コマ漫画も好評です。入会前も、自分たちが勉強してきたことをアウトプットする、という形で簡単な内容を月1枚程度にまとめ配布していました。今はニュースレターとの組み合わせでバリエーションを増やしています。

（２）フォーラム
恥も外聞もなく聴いています。最終的には自分で答えを出さなければいけませんが、聴いてから調べた方が確実に早いので重宝しています。リサーチの効率化に繋がっています。特にお医者さん関係は助かっていて、時間がない時の助け舟であり、新しい知識や情報を手に入れるための先生代わりになっています。

（３）楽しい給与計算
これまでは給与の明細一覧をFAXで送ってもらっていましたが、その手間がなくなり助かっています。また探す必要もなく、入力してもらいさえすればこちらからも見えるので、情報の共有化にもなっています。入力も簡単で、お客様にも職員にも大好評です。

（４）電子会議室
現在は、顧問先10件くらいにIDを発行しています。お客様にはセキュリティー情報を提供して、納得してご利用いただいています。メールより安心して、お客様との情報の共有化ができるようになりました。またペーパーレスを進めている関係で、PDF化して画像登録をしています。消費税の毎月申告や弥生のデータもです。担当者とのやりとりを、所長である私が閲覧・確認できる点でも、安心感が増しました。メールでもできるけど、ccを設定し忘れてしまうと、知らない間に流れていくので、そういう心配がないのは管理の上でとてもありがたいです。月次監査記録も登録しています。これまではFAXで送信していましたが、電子会議室の利用で、記録が残るようになったので便利です。

（５）＠メディカル
＠メディカルから情報提供をすることで、新たなニーズを発掘できています。今では聴きたいことがあったら聴かれる関係になっています。

（６）グループウェア
スケジュールは全員が登録しています。日報から工数管理ができるようにしてあるが、まだそこまでは徹底できていません。また、グループウェア導入に合わせて固定残業制を導入しました。結果として、だらだらしなくなったように思います。残業時間も減ったのではないでしょうか？「お客様との約束の忘れがなくなる」「後回しになっている状況を把握でき、担当者を変更するなどの対応が適時適切に行うことができる」「お客様へのレスポンスが早くなる」などの改善も図れていると思います。業務報告書にコメントもできるようになり、間違ったことを答えている場合に修正もできるのは便利ですね。伝言メモも気に入っています。これまではメールでしていたため、電話を受けたスタッフがちゃんと伝わっているか心配することもあったのですが、グループウェアでは確認ボタンを押すだけで、対応した報告になります。