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「見える化」による実態把握に加え、さらなる業務効率化に向けた取り組みへの実現

「見える化」による実態把握に加え、
さらなる業務効率化に向けた取り組みへの実現

山口県 河口雅邦公認会計士・税理士事務所 河口雅邦先生

スケジュール共有と、関与先にかかる工数の実態を把握したい

職員数が徐々に増えてきたことにより、まずはスケジュール管理の必要性を課題として感じていました。また職員増加とともに、ありがたいことに関与先も増えていましたので、関与先ごとの工数分析についても把握し、検証することの必要性を感じていたことから導入に踏み切りました。

スケジュール共有と、関与先にかかる工数の実態を把握したい
業務実態を直感的に把握し、目的・テーマに応じた検証がしたい

業務実態を直感的に把握し、目的・テーマに応じた検証がしたい

以前利用していたグループウェア(某会計ソフトメーカー提供)は、工数分析の機能があるものの、管理したい切り口(関与先ごとや業務区分ごと、担当者別、またはそれらの組み合わせ等)では見ることができない仕様であり、実態を直感的に把握がしづらいシステムでした。また、スケジュール登録の文字数や、月間表示における登録数の上限(登録は可能だがいずれも省略表示される)等、実運用にあたり不便に感じるところがありました。

「見える化」による実態把握に加え、さらなる業務効率化に向けた取り組みへの実現

まずは工数分析の機能を活用することで、管理したい切り口はもちろん、様々な角度からでの分析が可能となり、各スタッフがどのように業務を進めているのかが「見える化」できるようになりました。またこれに加え、進捗管理表機能の活用により確定申告や年末調整等、事務所全体で進めていく業務が、どのような状況にあるのかをタイムリーに把握できるようになり、連携を図ることで効率化にもつながっています。さらには、所長や他職員との同行訪問予定のスケジュール調整や、所内での打ち合わせ調整もスムーズに行えるようになり、円滑な業務・事務所運営に役立っています。

「見える化」による実態把握に加え、さらなる業務効率化に向けた取り組みへの実現

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