会計事務所が選んだその理由

導入するずっと前から、顧客や事務所の規模に関わらず業務標準化をしていくことの重要性は感じていました。税理士会のチェックリストを用いて業務漏れをチェック→税理士ないしはそれに準ずる経験者のチェック→最終的に私のチェック、という順序で漏れやミスの防止に努めていたのですが、それでも年に1度くらい、「おや？」と思うことに私の時点で気付くような時もありました。そこで浮上した課題は、ステップの標準化と各プロセスの記録の共有でした。当事務所はいわゆる百貨店型、業種や業務特化には当てはまらない事務所ですので、まずは標準的な会計事務所として使いやすいグループウェアを探していました。

当初は、別会社が提供するグループウェアを利用していましたが、そのシステムは業務管理のすべてでそのツールを利用しなければ価値を発揮できない面がありました。まるで事務所がツールに管理されているようで…(笑)次に導入したのは、あらゆる業種で流通している会社のグループウェアです。セキュリティなど、料金相応の質の担保という点では非常に優れたツールだったのですが、カスタマイズの自由さを売りにしているだけに、専担者を置くレベルで作りこまなければ本当の良さを発揮できないという側面がありました。MyKomonは、会計事務所のプラットフォームが標準装備されている点で、利便性が高いです。

特筆すべき点は、所内の情報共有です。これまでは顧客と担当者とのやり取りは、紙ベースでした。各担当者と所長の私しか読むことがないのです。しかし、業務報告書機能によって所内の全員がアクセスできる場所で共有されることになります。紙だと記録の数が増えてくるとせっかくの記録も埋もれてしまって結局書きっぱなしになってしまいます。クラウドの最大の利点でもある、外出先から確認できるという点も非常に役に立っています。またこれは最近の事なのですが…グループウェアの勤怠管理システムを導入して以降、肌感覚ではありますが、職員の退勤時間が早まった気がしています！意識改革にも少なからず作用しているようです。