業務の取り組み方そのものを見直し、
時間単価が約1.6倍に！
忙し過ぎて大変。どうにかしなければいけないとは思うものの、どうしたらよいか分からない状態になっていた。
とにかく、事務所が忙しくて私も職員も疲弊している状態でした。業務が属人化し、長時間労働が当たり前。どうにかしなければ、と思ったのがきっかけです。
・売上は右肩上がりなのに職員が疲弊していいく。
・お客様が増えれば増えるほど、忙しくなるだけで思ったほど儲からない。
そんな状況でした。元々グループウェアは軽く使ってはいたのですが、改めて所内の体制を見直し、業務改善を図る必要があると感じ、グループウェアの徹底的な利用を決意しました。
各自のスケジュール管理は出来ても、業務の進捗などは把握し辛かった。
弊所では業務を分担制にしているので、効率よく業務を回す為にも進捗管理は必須でした。ただ、管理表自体の作成自体に手間が掛かり、毎回作成するのが大変でしたし、クラウドのツールでは無かったので、事務所全体で情報の共有がしきれていませんでした。特に私は外出が多かったので、外出先から所内の業務進捗が把握出来ず、困ることもありました。また、折角情報を出してもらっている工数や日報などの情報が全く生かされず、手間だけ掛かって役に立っていない、という状況もありました。
業務の取り組み方そのものを見直し、時間単価が約1.6倍に！
弊所は、グループウェアの導入後に大きく業務改革を行いました。全ての業務のやり方そのものを見直し、その中でグループウェアの各機能を活用しています。まずは進捗管理表。クラウドなので、各業務の進捗が一目で分かり、共有出来るようになりました。作るのが楽なのもいいですね。簡単に項目や会社が追加出来るのが便利です。カレンダーとも連動しているので、職員の期限意識にも繋がりました。その他にも、日報での進捗報告や所感は職員の状況を把握するにも役立ちましたし、そこで入れた情報がそのまま工数管理になるのも便利でした。お客様ごとの単価を把握することで、職員の工数に対する意識も大きく上がったように思います。その他職員の数々の工夫と努力のおかげで、2年で時間単価が2,384円⇒4,022円の1.6倍になりました。
