横の情報共有が効率的になりました。
株式会社市原会計エスエムエス 代表取締役 市原鉄平 先生
会計事務所に必要な情報を全員が効率的に見える仕組み作りが課題でした。
導入の目的は、情報共有の効率化です。「情報サラサラ化」という事務所方針があり、以前は別のグループウェアで、スケジュール管理や日報、面談記録等、会計事務所にとって必要な情報を見える化していました。良いシステムでしたが、各機能との連動性が低かったり、社外からスケジュール確認ができない等、情報を効率的に共有しにくい面がありましたね。また、縦の情報共有がメインのシステムで、担当者の面談記録の提出先が所長だけだったんです。職員が増えると所長だけの報告管理では追いつかなくなり、なかなか「情報サラサラ化」がうまく実現できませんでした。当時は、会計事務所にとって必要な情報を誰でも効率的に共有しやすい仕組み作りが課題でしたね。
「会計事務所専用のグループウェア」と「名南経営への安心感」が、導入の決め手です。
MyKomon以外には、2つほど別のグループウェアを使いました。1つは、会計事務所にとって必要な情報を残せたのですが、利便性や連動性が低く、職員から使いにくいという声があがりました。もう1つは、利便性がよく、職員からの評判も良かったのですが、スケジュール共有がメインで会計事務所にとって必要な情報を残す力が少し弱かったです。MyKomonを導入した決め手は、「会計事務所専用のグループウェア」だったからです。名南経営さんが大きくなられたのは、会計事務所の悩みを1つ1つ解決したからなので、名南経営さんが作ったMyKomonには、「会計事務所の悩みがたくさん詰まっていて、解決の糸口があるはずだ」と思い、MyKomonを導入しました。担当さんが居たので、MyKomonを導入する上でのシステム的な負担はそれほどありませんでしたが、MyKomonを導入した当初は、切り替えに戸惑う職員が居ました。MyKomonでできることを朝礼や会議でしっかり説明し、職員もMyKomonの良さを徐々に理解してくれ、2週間ほどで画面にも慣れてくれました。
横の情報共有が効率的になりました。
社外からスケジュールを確認できたり、スケジュールと日報が連動していたり、効率的に情報共有ができるようになりましたね。MyKomonは程よいカスタマイズもでき、報告先も設定できるので、横の情報共有もしやすくなったと思います。入力した情報をすぐに誰でも確認できるので、まさに「情報サラサラ化」ですね。現在MyKomonで、スケジュール共有や日報、業務報告書を使った情報共有に加えて、進捗管理表を使った業務管理も行っています。業務管理と情報共有が合わせてできるようになったのもとても良かったです。様々なシステムやMyKomonを使って感じたのが、「MyKomonと他のシステム会社のようなただのIT屋さんは、入り口が違う」ということですね。ただのIT屋さんは、システムがあって、「システムでできることは対応して、できないことは（解決できなくて）仕方がない」となりますが、MyKomonは、会計事務所の悩みを聞いて、「悩みを解決するためには、どうすれば良いか、MyKomonでは何ができるか」となるので、会計事務所の課題解決に寄り添ってくれる姿勢から始まるMyKomonは、ただのIT屋さんと入り口が違うと感じています。これからももっとMyKomonを活用していきたいですね。
