始まりは、「ちょっと見づらいな」というところでした。
始まりは、「ちょっと見づらいな」というところでした。
以前は広く流通しているカレンダーアプリやExcelを活用して所内の管理をしていました。当初は人数も少なく、前のカレンダーで事足りていたのですが、事務所が大きくなるにつれてカレンダーがいっぱいになってきて「何だか見づらいな…」と。(笑)それに会議室や社内備品の予約状況が見れない。最初に不便を感じていたのはそんなところからだったんです。また職員の中には業務の進捗状況の管理に複数のExcel共有が必要で、そういった管理も一元管理できないかなあと思っていた時、職員の一人がMyKomonを教えてくれたのが始まりでした。
カレンダーアプリはシンプルで見やすい、けどあくまでカレンダーなんです。
以前使っていたカレンダーアプリはシンプルで使いやすいのが魅力でした。とはいえ、顧客情報を集約するような機能はありませんから、報告書は別途メールで提出してもらっていました。でもメールだと、少し油断していたら受信ボックスがいっぱいになってしまって。しかも職員毎にフォルダを作る事はできても顧客の引継ぎノート的な役割は期待できないので、書いたら書きっぱなしになってしまいますよね。また送信相手も私一人に限定されてしまうので、他の職員に対してノウハウの共有という事ができないままでした。
何よりも顧客毎に履歴を残せるのが助かります。
MyKomonのGWを導入して以来、情報共有の精度はぐんと上がりました！一番気に入っているのは報告書が顧客ごとに自動でまとまっていくことです。この機能があれば担当変更や別の担当者が急遽対応しなければならない事態が起こっても「直近このお客様とはこういうやり取りをしていたんだな」という事が一目で分かりますし、他の職員からも閲覧できるのでコメント機能を使ってコミュニケーションもできます。また管理職の職員は、進捗管理表も気に入っているようです。これまでは複数のExcelで管理していたものがMyKomonに自動で履歴を残せるので非常に助かります。
