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東大智先生

情報は「1つの」「見やすい」
システムに集約すべし

長崎県 税理士法人ネクスト・プラス 代表 東大智先生

誰が何の仕事をしているかわからない

個人プレーのスタイルから管理職を置く組織づくりを行っている過程で、オフィスがなくても仕事ができるスタイルを目指す観点から、グループウェア導入を検討することにしました。すでに紙の日誌で事後報告はあったものの、「○月○日 〇〇様 決算」としか書いておらず、かつ、誰もその内容について気にする者がいませんでした。スケジュールや予定業務の把握、実施業務の内容や投資時間の見える化ができ、それを基にスタッフとコミュニケーションができるようにすることは、組織作りを行う上で重要な課題でした。

誰が何の仕事をしているかわからない
視点の違いによる違和感と、情報分散による負担感

視点の違いによる違和感と、情報分散による負担感

営業スタッフ向けに営業情報の集約を目的としたアプリケーションを導入しましたが、1年で取りやめることにしました。MyKomonとは別に顧客情報の入力が必要な上、米国基準のシステムであったために、視点の違いからとっつきにくく普及させるに至らなかったことが理由です。今では、営業情報(顧客とのやりとり情報)は、MyKomonの業務報告書にて実施・集約しています。運用面においても、日報作成の延長線上で業務報告書作成を行う流れができているので、仕事の進め方が定着しています。

情報は「1つの」「見やすい」システムに集約すべし

社内はスケジュール・日報・業務報告書などのコミュニケーションツール、社外は電子会議室・共有フォルダ・楽しい給与計算・相続財産シミュレーションを使い、双方向コミュニケーションが実現し、かつ、それが「見やすい」画面で見れる。情報を一元管理できる点には価値があると感じています。また、機能の改良などのバージョンアップも積極的に行われており、そのスピード感が私自身と合っている気がしています。社内はMyKomonがあることを前提に仕事が進められているものの、進捗管理表などの新しい機能は十分使いこなせていない部分もありますので、改めてMyKomon活用プロジェクトチームをおき、進捗管理表・工数分析・資料回収管理・集約ボードなどの機能を使いこなしていきたいと考えています。

情報は「1つの」「見やすい」システムに集約すべし

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