会計事務所が選んだその理由

元々はお客様への情報提供のサービス強化の為にMyKomonを導入しましたが、職員が増えてくると「先生のスケジュールを共有して欲しい」という声も上がり、事務所内の見える化・情報共有が急務でした。私自身も業務を行う上で、今現在誰が何をしているのかがわからず支障が出ることもあり、私から話を振らないと状況を把握することが出来ない状態でした。あまり細かく情報共有の仕組みを作り過ぎてしまっても職員の負担にもなってしまうので、手軽に所内の情報共有が出来る仕組みを作りたいと考えていました。

一番最初は自前でExcelを活用したスケジュール管理表を作りました。ただしルールを作っても結局はその通りにやらなくなってしまったり、最終的には利用しなくなってしまって形骸化してしまいました。スケジュール共有はホワイトボード。それまではiPadのカレンダーを使っていましたが、所内で予定の共有までは出来ていなかったです。MyKomonは利用する前に担当者の方と運用方法や所内でのルールの策定を行いました。また、事務所内での掲示板もあるのでいつでも立ち返れるようにして運用しています。

日報や業務報告書を利用したお客様ごとの情報共有をしたり、電子会議室を利用した所内での連絡、会計担当者養成動画も使いながら毎週決まった曜日に職員全員で勉強会をするなど多くの機能を利用しています。まだ利用し始めて日は浅いですが、それでも電話含めちょっとしたことでも報告書を残してもらうことで、担当者を通じて顧問先のことをより深く知ることが出来るようになったことを実感しています。コメントを付けられるのでコミュニケーションもより図れるようになったり、出かけていてもやり取りできるのでレスポンスが早くなりました。